Общей темой среди начинающих владельцев бизнеса является то, что они знают, что могут развивать свой бизнес, и хотят развивать свой бизнес, но не знают, как это сделать. Где план, который говорит вам, что и когда делать, чтобы бизнес процветал? На самом деле их нет, но поиск инструментов и развитие навыков, которые повышают эффективность, являются одним из ключей к тому, чтобы убедиться, что вы находитесь на правильном пути в развитии своего бизнеса. Обучение навыкам эффективного делегирования — отличное начало. Когда ваш бизнес небольшой, но растущий, вы и ваша команда, вероятно, делаете все. Но, вероятно, есть много трудоемких вещей, которые вы чувствуете, что должны сделать сами. Пока вы не почувствуете себя комфортно, позволяя другим людям в вашей команде взять на себя некоторые ваши конкретные обязанности, вы не сможете минимизировать свое влияние. Повышение эффективности часто означает, что вы можете доверить другим людям взять на себя часть нагрузки. Это не всегда легко сделать, но это важная часть расширения масштабов деятельности. «Я думаю, что делегирование — это одна из самых важных вещей, которые вы должны уметь делать», — говорит Ким Эссер, исполнительный директор Adoptions Northwest Inc., некоммерческого агентства по усыновлению, базирующегося в Спрингфилде и обслуживающего весь Орегон. «Если бы я попытался это сделать, я бы не смог справиться со всем, что делаю в течение дня». На самом деле речь идет о понимании вашей команды, ее сильных и слабых сторон, а также о том, как вы можете лучше всего помочь им достичь своей цели после того, как вы ее делегировали.
Лучшие навыки делегирования, которые помогут вашему бизнесу расти быстрее
Чтобы быть эффективным делегатором, необходимо построить некоторую инфраструктуру. Ваша команда получит выгоду от инструментов и систем, предназначенных для повышения прозрачности и облегчения сотрудничества. Вот как начать.
1. Будьте организованы
Один из ключей к успеху при делегировании — оставаться организованным. Как делегатор, вы должны быть организованы, чтобы помнить, что вы делегировали! Даже если вы не выполняете работу, она не будет эффективной, если вы потеряете контроль над тем, что делается или кто это делает. Сотрудники не смогут добиться успеха, если вы не продумали задачу, которую им поручите, или если ожидания постоянно меняются. Прежде чем делегировать, потратьте время, чтобы точно определить, о чем вы просите. «Делегирование требует организации», — говорит Эссер. «Нужно быть организованным. Вы должны быть в состоянии быть в курсе того, что должно произойти и когда. В противном случае он отстранится от членов вашей команды и от вас. Если делегирование происходит посредством личной встречи, вы, скорее всего, получите подтверждение по электронной почте. по почте Кроме того, подтверждение делегированной задачи, скорее всего, будет выполнено по электронной почте. по почте Использование электронной почты для сбора почтовый инструмент, общий почтовый ящик, гораздо проще делегировать. Хорошее решение для совместного использования папки «Входящие» позволит вам назначать сообщения конкретным людям в вашей команде или даже настраивать правила автоматической маршрутизации, чтобы вам не приходилось обрабатывать каждое сообщение.
2. Создайте некоторые процессы регистрации и отчетности.
Попутно ваша команда захочет убедиться, что они на правильном пути. Четко определите свои сроки и дайте им возможность связаться с вами, чтобы следить за прогрессом или получить помощь, если они застрянут. Менеджеры, которые хорошо делегируют, отслеживают результаты заранее и часто и вносят коррективы по мере необходимости. Отчетность, будь то заполнение графика или таблицы, или электронная регистрация. по почте, обеспечивает подотчетность. Ваши сотрудники будут более довольны своей работой, если смогут рассказать вам о том, что они делают. Это также предотвращает неприятные сюрпризы, если дела пойдут не так, как планировалось. Инструменты управления проектами, такие как Basecamp, могут упростить хранение всех аспектов проекта в одном месте и сделать их прозрачными для всех заинтересованных сторон, но процессы отчетности можно настроить с помощью еженедельных отчетов о показателях, заполняемых вашей командой, или даже базовой встречи один на один с вашим сотрудником. членов команды каждую неделю. Как бы вы ни решили заняться отчетностью или регистрацией, вы и ваша команда выбираете процесс и берете на себя обязательства по его выполнению.
3. Используйте инструменты, позволяющие сэкономить время
Шаблоны и контрольные списки являются ключевыми инструментами делегирования. Контрольные списки, подобные этому, по уборке вашего дома для отпуска после отъезда гостей, помогут убедиться, что ничего не забыто и не упущено из виду. электронная почта Шаблоны электронных писем также могут быть полезным ресурсом, когда вы распределяете обязанности по общению с клиентами между членами вашей команды.
4. Расширьте возможности своей команды
Неудовлетворенные клиенты с большей вероятностью расскажут другим о своем опыте, чем счастливые. На самом деле, Inc. сообщает, что несчастные люди могут рассказать об этом 9-15 другим. Более того, 86 процентов клиентов прекращают вести дела с компанией из-за негативного опыта клиентов. Когда у кого-то возникает проблема, уполномоченная группа обслуживания клиентов может принять решение, не переводя клиента в другой отдел и не задерживая процесс получения одобрения на решение проблемы. Независимо от того, работаете ли вы с клиентами или нет, команда, наделенная полномочиями, является более счастливой командой и обычно может справиться с неудачами самостоятельно. Чувство причастности и понимание того, какие решения они могут принять самостоятельно, помогут им выполнять работу лучше и эффективнее. Но не передавайте ответственность своей команде, не обучив ее. Убедитесь, что вы делаете все возможное, чтобы гарантировать, что у них есть ресурсы и обучение, чтобы сделать это правильно. Если бросить их в глубокий конец без четких параметров принятия решений и понимания показателей успеха или неудачи, это создаст сильный стресс и, возможно, даже недоверие. Не просто передавайте ответственность и уходите.
5. Решите, что делегировать
Во-первых, оцените свои задачи, чтобы решить, какие задачи можно делегировать. Чем вы проводите время и что требует ваших особых навыков? Чему вы можете научить других, что облегчит вашу нагрузку и позволит вам сосредоточиться на том, что вы делаете лучше всего и к чему у вас больше всего возможностей? Какие навыки и таланты уже есть у вашей команды? Каковы пробелы в навыках? Эссер говорит, что ее философия заключается в том, что она не хочет делегировать задачи, которые она не выполнила или не будет выполнять сама. «Когда я нанимаю нового члена команды, для меня очень важно убедиться, что они видят, что я выполняю любую задачу, которую я попрошу их выполнить, даже если это черная работа. Я думаю, вам нужно завоевать это доверие. Прежде чем они захотят сделать что-либо, о чем вы их попросите, они должны захотеть, чтобы вы добились успеха. Другими словами, заручитесь поддержкой своей команды, делегируя нужные задачи нужным людям, и у вас будет гораздо больше шансов достичь желаемых результатов.
6. Делегируйте нужным людям
Делегирование – это не просто приказ кому-то сделать что-то, чего вы не хотите или слишком заняты, чтобы делать самостоятельно. Эффективное делегирование означает делегирование задач нужным людям. Это означает знание личностей вашей команды, их сильных сторон и предпочтений. Учитывайте рабочую нагрузку сотрудников, чтобы не давать кому-то больше работы, чем он может выполнить. Хотя вы можете и должны учитывать уровень квалификации ваших сотрудников, делегирование также может быть способом помочь вашей команде приобрести новые навыки.
7. Четко выражайте свои ожидания
Менеджеры, которые хорошо делегируют полномочия, способны четко сформулировать, что необходимо сделать, каковы цели и когда это нужно сделать. Предоставьте как можно больше информации и любую справочную информацию, которую им было бы полезно знать. Не забудьте предоставить ресурсы, такие как доступ или пароли, которые понадобятся человеку для выполнения задания.
8. Установите напоминания для себя и помогите своей команде уложиться в сроки.
Во-первых, эффективно сообщите о сроках или ожиданиях выполнения всей или части задачи. Затем обязательно запланируйте встречу, чтобы рассмотреть и обсудить прогресс, оставить отзыв и поддержать члена вашей команды или скорректировать приоритеты по мере необходимости. Дайте человеку, которому вы поручите задание, достаточно времени, чтобы он выполнил работу хорошо. Кроме того, дайте им достаточно времени, чтобы самостоятельно реагировать на препятствия, чтобы у вас не возникало ощущения, что вам нужно «контролировать на микроуровне». Эссер говорит, что у нее есть член команды, которого ей нужно подталкивать, чтобы убедиться, что у нее есть информация, которую ей нужно собрать от других людей для определенных задач. «Я мягко напоминала ей, что, например, у нее уже должно быть так много информации», — говорит Эссер. «Мне нужно подумать об этой мелочи, но это помогает ей сосредоточиться и добиться цели». Вместо того, чтобы просто не поручать этому члену команды новые задачи, он может стать частью помогающей команды с небольшими подталкиваниями, которые помогут ему не сбиться с пути. «Она понимает, что я напоминаю ей, что нужно помогать ей, а не осуждать ее, и она действительно ценит, что мы это делаем», — говорит Эссер.
9. Создайте цикл обратной связи
Никогда не стоит делегировать проект или задачу, а затем исчезать из обсуждения. Если вы делегируете полномочия кому-то новому, не думайте, что он вернется к вам, когда понадобится. Вы можете создать контрольные точки на изначально созданной временной шкале, чтобы другой человек знал, что вы свяжетесь с ним, чтобы узнать, как идут дела. Эти контрольные точки — прекрасное время, чтобы поговорить о том, что идет хорошо, какие препятствия могли возникнуть и выполняется ли задача так, как ожидалось. Если возникла проблема, чем раньше вы ее обнаружите, тем лучше, и сотрудник, скорее всего, будет счастливее, зная, что может обратиться к вам за советом и поддержкой.
10. Признавайте хорошо выполненную работу
После выполнения задачи найдите время, чтобы признать работу хорошо выполненной. Если сотрудники сталкиваются с какими-либо проблемами или неожиданными проблемами, дайте им возможность оставить отзыв и обсудить способы улучшения процессов в будущем. Если вам необходимо обновить созданные вами шаблоны или контрольные списки, сделайте это сейчас, чтобы были доступны ресурсы для следующего этапа делегирования проекта. Делегирование является неотъемлемой частью хорошего лидерства. Если все сделано правильно, это поможет вам связаться с «экспертом в комнате» в вашей команде, чтобы ваша команда могла специализироваться на работе, которую они делают лучше всего.
