Хотя личные встречи по-прежнему продуктивны из-за лучшего человеческого общения, виртуальные встречи могут легко стать жертвой снижения вовлеченности и сотрудничества. Поскольку удаленная работа теперь стала новой нормой, сотрудники и предприятия сталкиваются с рядом преимуществ и проблем, одна из которых — непродуктивные встречи из-за отсутствия сотрудничества, взаимодействия и общения. Поскольку удаленная работа никуда не денется, нам необходимо найти способы сделать виртуальные встречи более интерактивными и продуктивными, чтобы не пострадал наш бизнес. Прочтите дальше, чтобы узнать, как сделать удаленные собрания более ценными и улучшить их качество для всех.
1. Растопить лед
Встречи могут быть неловкими, особенно для застенчивых людей, которым трудно разговаривать при встрече с несколькими людьми. В результате даже авторитетным командам необходимо найти лучший способ начать совещание. Подумайте об интерактивных, но небольших занятиях, которые зададут правильное настроение встрече и побудят к мозговому штурму и открытому обсуждению. Это снижает бдительность вашей команды, особенно ее более замкнутых членов, и они могут легко поделиться своими идеями. Вот несколько идей, которые вы можете использовать, чтобы растопить лед.
- Юмористическая доска объявлений. Вы можете добавить больше юмора и улучшить общение на рабочем месте, создав доску юмористических объявлений. Начинайте каждое утро понедельника с чистого листа. Сотрудники могут добровольно добавлять на доску забавные вещи, а затем вы можете наградить альбомом одного сотрудника, который хорошо справился с заданием.
Прорывные мероприятия — эффективный способ сделать удаленные встречи более продуктивными и заставить сотрудников, в том числе интровертов, чувствовать себя комфортно. Также полезно информировать команду об этих мероприятиях, чтобы они были лучше подготовлены морально.
2. Познакомьтесь с участниками
Продуктивная встреча начинается с интересных мероприятий и понимания людей, с которыми вы имеете дело. Итак, сначала убедитесь, что на виртуальной встрече присутствует правильное количество людей, которые могут повысить ее ценность. Организуйте сеансы мозгового штурма с участием людей из разных отделов вашей организации, чтобы увидеть разные точки зрения. Поймите их потребности как личности, чтобы предоставить им среду и инструменты для повышения их производительности. Кроме того, вы можете повысить их продуктивность, настроив расписание встреч и проводя встречи только при необходимости. Удаленные встречи, как правило, усиливают культурные и личные различия, и вам как организатору встречи необходимо это учитывать. Кроме того, не все удаленные сеансы одинаковы. Каждый из них требует разного подхода в зависимости от потребностей участников. Крайне важно лучше заботиться о каждом сотруднике и общих потребностях бизнеса. К таким типам личности относятся:
- Интроверты: Сделайте встречу максимально комфортной для тех, кто не решается высказаться, заранее сказав им, чего ожидать.
- Экстраверты: Выделите время для выступления между всеми участниками, чтобы дать каждому равный шанс и сделать собрание более структурированным, эффективно используя свою энергию, чтобы экстраверты не доминировали в обсуждении.
- Практичный склад ума: Некреативные идеи очень важны на таких встречах, потому что они предлагают меньше, но больше практических идей, если вы их поддерживаете и вовлекаете.
- Рекламные объявления: Будь то писатели, дизайнеры или кто-то еще, творческие участники выносят на мозговой штурм все уникальные идеи. Поэтому не забывайте время от времени поощрять их расширять горизонты поиска новых идей.
Собрать всех сотрудников вместе для удаленных встреч требует усилий. Поэтому приглашайте только нужных людей, чтобы быть уверенными, что вы уделяете им достаточно времени. Подготовьте план встречи с конкретными пунктами и придерживайтесь его. Рекомендуется заранее поделиться планом с участниками, чтобы они подготовились.
3. Знайте свою роль и роль других
У каждого участника есть определенная роль на собрании, которую вам следует определить, чтобы оно прошло успешно. Хотя каждый сеанс мозгового штурма уникален, в ходе продуктивного сеанса вы должны играть следующие роли:
- Менеджер: Этот человек несет ответственность за проведение сеанса и за то, чтобы он работал, включая всех. Поскольку вы организуете сеанс, это будет ваша роль.
- Коллектив: Поскольку участники выдвигают несколько идей, их следует перечислить или использовать во время встречи интеллект-карты. Кто-то должен собрать и систематизировать эти ресурсы, которые появляются во время встречи, чтобы можно было работать с ними позже.
- Таймер: Время имеет решающее значение, и каждое собрание должно быть структурировано, чтобы гарантировать, что оно не затянется со временем и чтобы было охвачено все важное. Вы можете выполнить эту роль самостоятельно, попросить коллегу или использовать какой-нибудь инструмент учета рабочего времени.
4. Создайте повестку дня
Совещания могут быть долгими и скучными, поэтому легко потерять концентрацию и отклониться от темы. Лучше всего заранее составить повестку дня. Опишите ключевые моменты, которые необходимо обсудить на собрании, чтобы оно было целенаправленным и соответствовало целям, включая продолжительность рассмотрения каждой темы. Планируйте все с точностью до минуты и старайтесь придерживаться графика как можно ближе. На виртуальной встрече это легко может пойти не так, поскольку онлайн-инструменты используют и вовлекают всех. Добавьте время встреч в повестку дня с помощью используемого вами инструмента и сэкономьте время для решения непредвиденных проблем. Конечно, встречи будут задерживаться, и может произойти ряд событий, которые вызовут задержки. Будьте краткими, стратегическими, но в то же время гибкими. Этот новый нормальный удаленный мир — это процесс проб и ошибок, чтобы найти лучший способ, который подойдет вашей команде. Кроме того, заранее разошлите эту повестку дня всем участникам собрания, чтобы убедиться, что они к ней готовы. Это поможет им понять, что они могут сделать перед встречей, и вам не придется тратить время на обсуждение, готовя их. Отправляйте все необходимые отчеты и назначайте все необходимое для повышения производительности и экономии времени. Удаленные встречи в значительной степени зависят от нескольких инструментов для улучшения общения и сотрудничества. Поэтому, чтобы спланировать следующий сеанс мозгового штурма, вам необходимо включить комбинацию таких инструментов на различных платформах. Ваша цель — создать среду, похожую на физический мозговой штурм, который иногда возникает при одновременном использовании нескольких решений. Эти инструменты включают в себя:
- Решения для видеоконференций: Опрос профессионалов бизнеса показывает, что 96% респондентов согласны с тем, что видеоконференции очень эффективны для лучшего общения между участниками. Платформы виртуальных встреч позволяют участникам больше взаимодействовать, что важно для мозгового штурма.
- Интеллект-карты: Такой инструмент для совместной работы, как интеллект-карты, повышает продуктивность и общение во время встречи. Он улавливает и расширяет возникающие идеи, поощряет мозговой штурм и творчество.
- Онлайн-доски: Этот инструмент разработан специально для виртуального мозгового штурма и предлагает платформу, на которой удаленные участники могут добавлять свои идеи.
6. Последующие действия после встречи
В то время как обычная встреча в офисе позволяет вам общаться вслух со всеми участниками, удаленная встреча не предлагает такой роскоши. Поэтому после встречи с назначенным координатором вам необходимо поговорить отдельно. Обсудите протоколы встреч и другую важную информацию. электронная почта отправьте это сообщение и ссылку на запись собрания участникам, чтобы все знали об этом и чтобы убедиться, что вы решили все связанные с этим проблемы. Также поделитесь следующими шагами и результатами, назначьте людей для выполнения каждой задачи и объявите дату следующей встречи. Кроме того, попросите свою команду высказать свое мнение о ходе встречи, процессе и инструментах, которые вы использовали во время встречи. Используйте его, чтобы изменить и улучшить вещи, которые не были так популярны.
