Многие люди думают о финансовом аудите как об экзамене, проводимом сертифицированным бухгалтером (CPA). Это одно определение, и оно может вам понадобиться, если вашей компании нужен кредит, вы собираетесь стать публичной или бизнес приближается к следующему этапу, требующему финансовой прозрачности. Однако вы также можете провести финансовый аудит самостоятельно. В этом смысле это упражнение по внимательному взгляду на свое финансовое положение. Оттуда вы будете искать проблемы и смотреть, что происходит хорошо. Помимо выявления нерационально потраченных средств, аудит может показать, как вы можете сэкономить деньги и предотвратить попадание вашей компании в нестабильное и неустойчивое финансовое положение. Поэтому вы должны думать об этом как о хорошо проведенном времени. Во многих ситуациях может оказаться целесообразным проведение финансового аудита вашей компании. Они включают в себя:
- Покажите инвесторам или финансистам результат кредита
- Определение причин недавнего увеличения или снижения рентабельности
- Оцените, готов ли ваш бизнес к расширению в финансовом отношении.
- Удовлетворение требований кредитора по получению или продлению кредита
- Повышение доверия заинтересованных сторон к компании
Вот несколько эффективных предложений по проведению комплексного финансового аудита, который предоставит ценную информацию о вашем бизнесе.
1. Выберите период медленного ведения бизнеса
Для тщательного самообследования требуется достаточно времени. Вот почему лучше всего проводить комплексную проверку вашей компании достаточно медленно. Не планируйте, что это произойдет через неделю после привлечения столь необходимого нового клиента или в течение, как правило, самого загруженного сезона или месяца для бизнеса. Вместо этого подумайте, когда у вас будет достаточно времени для завершения каждой части аудита и записи результатов. В противном случае вы можете поторопиться и упустить важные детали. Если это произойдет, это полностью противоречит цели аудита.
2. Следите за изменениями затрат
Естественно, каждый год бизнес тратит разные суммы. Например, возможно, в прошлом году вам понадобились новые компьютеры для всех ваших сотрудников или вы инвестировали в высококачественный 3D-принтер. Однако ситуация становится еще более тревожной, когда вы замечаете большое увеличение расходов и не можете сразу выявить причину. Возможно, в прошлом году ваши средние расходы были на 8000 долларов больше, несмотря на то, что до этого момента цифры были довольно стабильными. Если да, изучите свои деловые расходы построчно и попытайтесь выявить новые или необычные транзакции. Более пристальный анализ может выявить доказательства того, что средства были потрачены не по назначению. Это также может помочь вам вспомнить расходы, о которых вы, возможно, ранее забыли.
3. Определить эффективные способы снижения эксплуатационных расходов.
Операционные расходы связаны с повседневными потребностями ведения вашего бизнеса. Сюда может входить аренда, коммунальные услуги, канцелярские товары и заработная плата сотрудников. Посмотрите на каждую цену и посмотрите, можно ли ее снизить. Можете ли вы покупать продукты оптом, чтобы сэкономить? Изучите отношения с поставщиками, чтобы понять, стоит ли искать более дешевые альтернативы. Также разумно подтвердить процент затрат, связанных с непредвиденными сбоями. Вышло из строя критическое оборудование, а экстренный сбор налогов и запасные части привели к перерасходу бюджета? Вы часто обнаружите, что внедрение программ профилактического или профилактического обслуживания сэкономит вам деньги за счет значительного сокращения непредвиденных простоев и связанных с ними затрат. Постарайтесь соотнести все операционные расходы с потенциальной прибылью вашего бизнеса. Если не можете, возможно, какие-то расходы не так необходимы, как казалось.
4. Проверьте наличие дублирующих обвинений.
Многие компании пытаются заставить клиентов подписаться на ежемесячную плату, которая будет продолжаться до тех пор, пока пользователи не откажутся от нее. На первый взгляд это кажется удобным, потому что вам не придется беспокоиться о том, что вы забудете вовремя оплатить счет и внезапно обнаружите свой бизнес без необходимой подписки или услуги. Но это также может означать, что вы платите за то, что компании больше не нужно. Если вы обнаружите такие случаи, просмотрите договоры и убедитесь, что в них нет минимальных условий. Например, возможно, вы подписали двухлетний контракт 18 месяцев назад. В этом случае вам следует оплатить сборы до конца срока действия контракта. Досрочное прекращение платежей может повредить вашей кредитной истории или привести к судебному иску. В противном случае проверьте все периодические платежи, чтобы убедиться, что они действительно нужны вашему бизнесу. Если у вас нет контракта и компания не прекращает вам платить, направьте официальный запрос продавцу и попросите письменный ответ. Если это не поможет, обратитесь к эмитенту карты, чтобы открыть спор. Предоставьте подтверждающие документы, подтверждающие, что вы еще не подписали договор и связались с продавцом.
5. Внимательно проверяйте свою деловую кредитную карту и транзакции по ней.
Также хорошей идеей будет проверка транзакций вашего бизнеса по кредитным картам в ходе финансового аудита. Есть ли у вас четкая политика относительно того, что представляет собой законные деловые расходы? Существуют ли процессы, позволяющие сотрудникам предоставлять квитанции при покупке чего-либо с помощью карты компании? Если сотрудники понимают утвержденные способы использования, вы можете связаться с ними по поводу любых странных расходов для получения дополнительной информации. Кроме того, проверьте кредитный отчет вашей визитной карты. Граждане США имеют право на бесплатную ежегодную проверку кредитоспособности в каждом из трех крупнейших кредитных бюро. Затем вы можете найти в своем отчете ошибки или непредвиденные события, которые могут нанести ущерб вашей кредитной истории. Например, вы можете обнаружить мошенническую деятельность вследствие кражи личных данных или обнаружить, что вы отправляли платежи, которые так и не были получены или записаны поставщиком услуг.
6. Убедитесь, что ваши расходы и поступления правильно классифицированы.
Возможно, ваша компания использует бухгалтерское программное обеспечение, которое помогает вам классифицировать доходы и расходы. Если вы владеете бизнесом в области веб-дизайна и копирайтинга, категоризация может помочь вам определить, насколько прибыльна каждая предоставляемая вами услуга. Правильное программное обеспечение также может классифицировать все ваши расходы. Если вы видите, что конкретные расходы занимают необычно большую часть вашего бюджета, пришло время присмотреться к ним повнимательнее. Или вы можете обнаружить, что одна отрасль вашего бизнеса не приносит достаточной прибыли, чтобы оправдать ваши расходы. Если да, то наиболее эффективным решением может быть закрытие этого сегмента или сокращение выделенных ему ресурсов. Однако программное обеспечение не является защищенным от ошибок решением, независимо от того, включает ли оно автоматическую категоризацию или ручной ввод данных. Ошибки случаются и могут исказить ваши финансовые данные. Что, если кто-то случайно пометит вашу арендную плату как канцелярские товары? Вы задаетесь вопросом, что вызвало внезапный всплеск расходов, и вам следует изучить этот вопрос подробнее.
7. Перечислите изменения в компании, которые привели к финансовым разногласиям.
Еще одним полезным шагом является документирование любых изменений, произошедших в течение проверяемого периода. Например, запустила ли организация или остановила программы? Она наняла много членов команды? Возможно, ваш бизнес прекратил выпуск определенных продуктов и еще не заполнил эти пробелы новыми товарами. Запоминание и перечисление этих изменений поможет вам провести более успешный аудит, уменьшив количество неожиданностей и путаницы. На основе этой информации также будет легче понять влияние различий. Например, если вы за последний год наняли 20 новых сотрудников, наблюдается ли заметный рост прибыли в отделах, где они работают? Вы можете применить тот же подход к дорогостоящему оборудованию, которое, по вашему мнению, принесет огромный рост вашему бизнесу. Возможно, вы использовали его в течение полутора лет. Если да, попробуйте связать с ней прибыль и посмотреть, окупятся ли в конечном итоге потраченные средства, помогая вашей компании добиться успеха.
8. Проверьте, были ли кредиты использованы на одобренные товары.
Возможно, ваш бизнес получил федеральные кредиты на помощь в связи с COVID-19. Такая финансовая помощь была предоставлена с оговорками о том, как потратить деньги. Например, вы можете включить его в расходы на заработную плату, но вас могут проверить, чтобы увидеть, использовали ли вы кредит для этой цели. В этом случае представитель бизнеса должен предоставить отчет, подтверждающий, что компания правильно использовала деньги. Даже если ваша компания не проводит формальный аудит для проверки использования кредита, ваши внутренние финансовые проверки должны подтвердить отсутствие неправомерного расходования ресурсов. Если вы заметили подобные случаи, получите профессиональную консультацию, как с ними справиться и избежать последствий.
9. Найдите способы сэкономить на доставке.
Возможно, ваш бизнес в последнее время стал более зависимым от прямых грузоотправителей. Рассчитайте, сколько товаров вы отправляете в среднем в месяц и сколько вы на это тратите. Затем определите, является ли сумма, которую вы платите, разумной, несмотря на рост деловой активности. Вы можете обнаружить, что другие компании предлагают гораздо более низкие цены. Прежде чем переключаться, проконсультируйтесь с вашим текущим провайдером. Скажите им, что вы подумываете о переносе своего бизнеса в другое место, и узнайте, смогут ли они предложить вам скидку.
10. Найдите самые большие возможности экономии
Даже финансово устойчивый бизнес, скорее всего, будет иметь по крайней мере несколько дополнительных расходов, которые будут обнаружены в ходе тщательного финансового аудита. Вместо того чтобы разочаровываться в них, определите наиболее эффективные способы сокращения затрат без ущерба для производительности. Например, вы можете переехать в офис меньшего размера и заставить больше сотрудников работать из дома. Также может иметь смысл покупать отремонтированные компьютеры вместо новых. Выполнение этих мер должно обеспечить большую финансовую безопасность в долгосрочной перспективе.
11. Сравните результаты аудита с финансовыми прогнозами.
После завершения аудита рекомендуется сверить результаты этой оценки с вашими финансовыми прогнозами. Это может помочь предотвратить серьезные проблемы в будущем из-за несоответствия информации. Если вы видите случаи, когда ранее представленные финансовые прогнозы не отражают результаты вашего аудита, обновите их соответствующим образом. Этот шаг гарантирует, что у вас будет самая точная и актуальная информация для принятия финансовых решений.
